VBM steht bei SimpleClicks für Verbrauchsmaterial, also Dinge wie Toner, Tinte oder andere Ersatzteile, die Drucker und Multifunktionsgeräte im Betrieb benötigen. SimpleClicks ist eine Softwarelösung der SequiSoft GmbH, die dazu dient, Druckerflotten effizient zu verwalten, indem sie unter anderem den Verbrauchsmaterialbedarf automatisiert überwacht und Bestellungen auslöst.
Wie funktioniert VBM bei SimpleClicks?
- Überwachung des Füllstands: Der SimpleClicks-Agent, eine Software, die auf einem Rechner im Netzwerk läuft, fragt regelmäßig die Statusdaten der angeschlossenen Geräte ab (via Protokolle wie SNMP). Dazu gehört der Füllstand des Verbrauchsmaterials, z. B. wie viel Toner noch vorhanden ist.
- Schwellwerte und Resttage: Es gibt vordefinierte Schwellwerte (z. B. 5 % Restfüllstand) und Berechnungen der verbleibenden Nutzungstage (Resttage), basierend auf dem Verbrauch. Wenn der Füllstand unter diesen Schwellwert fällt oder die Resttage knapp werden, wird eine Aktion ausgelöst. Die Software berücksichtigt dabei auch, dass der Verbrauch bei niedrigem Level oft schneller abfällt (Standard-Schwellwert: 30 %).
- Automatische Bestellung: Sobald ein Schwellwert erreicht ist, kann SimpleClicks automatisch eine Bestellung für das Verbrauchsmaterial (z. B. neuen Toner) an den Händler oder Lieferanten senden. Das passiert über Schnittstellen wie HTTPS oder SOAP, je nach Vertragsart (z. B. Direktvertrag oder Fremdvertrag).
- Plausibilitätsprüfung: Um Fehlbestellungen zu vermeiden, gibt es eine Plausibilitätsprüfung. Zum Beispiel werden VBM mit einem Aufnahmelevel von ≤ 10 % nicht bestellt, da das auf einen Fehler oder eine neue Kartusche hinweisen könnte. Auch Sprünge im Tonerlevel (z. B. auf 100 %) werden erkannt und können manuell überprüft werden.
- Historie und Filter: Die Software speichert eine Historie der VBM-Levels und Bestellungen. Manuelle Bestellungen werden markiert, und Geräte können im Maschinen-Manager als „inaktiv“ gekennzeichnet werden, um sie aus der aktiven Überwachung zu nehmen, falls sie ausgetauscht wurden.
Beispiel aus der Praxis:
Angenommen, ein Drucker meldet einen Tonerstand von 4 %. SimpleClicks prüft:
- Liegt der Wert unter dem Schwellwert (z. B. 5 %)? Ja.
- Sind die Resttage kritisch? Wenn ja, wird bestellt, auch wenn der Schwellwert allein nicht ausreicht (Notbremse bei 4 %).
- Ist die Plausibilität gegeben (kein Fehler)? Dann wird der Toner automatisch bestellt und direkt an den Standort geliefert.
Vorteile:
- Effizienz: Kein manuelles Nachbestellen nötig, keine Ausfallzeiten durch leere VBM.
- Kostenkontrolle: Lagerkosten sinken, da nur bei Bedarf bestellt wird.
- Transparenz: Alle Daten sind in der Software einsehbar, inklusive Verbrauchshistorie.